Procesverloop van intentie tot realiseerbaar projectplan
Een parochiekerk een neven- of herbestemming geven vraagt overleg en een doordachte aanpak. Dit schema begeleidt je stap voor stap: van startsituatie tot dossier waarmee je een ontwerp- of bouwopdracht kan aanbesteden. Gebruik het als houvast. Gebruik de tips en hulpmiddelen om samen duidelijke en gedragen keuzes te maken.
Kerkenkompas
Om zicht te krijgen op de complexiteit van een kerkgebouw is het belangrijk om de verschillende aspecten ervan in beeld te brengen. Een evenwichtig toekomstplan houdt rekening met alle vier de invalshoeken uit het kerkenkompas. De rubrieken van het kompas helpen je om het overzicht te bewaren en niets over het hoofd te zien bij de her- of nevenbestemming van een parochiekerk.
Het Platform Toekomst Parochiekerken ontwikkelt daarvoor praktische hulpmiddelen. Zo kan je zelf elk onderdeel van het kompas invullen.
Procesverloop
Onderstaand schema toont alle te doorlopen stappen. Scroll verder naar onder om elke stap in detail te bekijken.
Zorg ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit
Voor je het proces opstart, stem je best eerst af met alle betrokken partijen. In de eerste plaats de gemeente, de kerkfabriek en de pastorale ploeg, maar bijvoorbeeld ook de lokale gemeenschap. Ga na of iedereen mee is.
Zijn er spanningen of lukt het niet om iedereen op dezelfde lijn te krijgen? Schakel dan een bemiddelaar in via het bisdom, het Platform Toekomst Parochiekerken of een externe partner. Of start een gerichte participatiesessie op om het gesprek open te trekken.
Stap 1: situatieschets
Leer je kerk en de situatie waarin ze zich bevindt beter kennen
De situatieschets bundelt de basisinformatie, over alle rubrieken van het kerkenkompas heen. Die informatie is noodzakelijk om de eerste beslissingen te nemen. Zorg voor een compleet beeld, maar verlies je niet in details. Het kerkenbeleidsplan kan daarbij een nuttige bron zijn.
Op het einde van deze stap heb je een startnota. We ontwikkelen daarvoor een sjabloon. Schrijf je in op onze nieuwsbrief(opent nieuw venster) om een seintje te krijgen zodra het beschikbaar is.
Gebruik en betrokkenen
- Welke actuele en toekomstige vorm van gebruik zijn aangeduid in het kerkenbeleidsplan?
- Wie heeft interesse in het gebruik van de kerk?
- Is er draagvlak voor het actuele en toekomstige gebruik? De aanwezigheid van draagvlak, al dan niet, kan je participatief onderzoeken in de onderzoeksfase.
Eigendom, beheer en financiën
- Wie is de huidige eigenaar van de kerk?
- Zijn er voor elk van onderstaande rollen geïnteresseerden? Denk aan de gemeente, kerkfabriek, verenigingen, private partners of anderen. Dezelfde actor kan verschillende rollen opnemen.
- Eigendom
- Gebouwbeheer
- Operationele werking
- Investering in kerkgebouw
- Investering in werking
Gebouw en kwaliteiten
- Wat zijn de erfgoedkenmerken? Houd rekening met onroerend, roerend en immaterieel erfgoed.
- Wat is de staat van het gebouw? Kijk daarvoor in het inspectierapport van Monumentenwacht.
- Welke eventuele uitdagingen met betrekking tot neven- of herbestemming stelt het gebouw op technisch vlak?
- Wat zijn de ruimtelijke kwaliteiten van het gebouw en de site? Welke toekomstige vormen van gebruik passen bij het profiel van de kerk? Weet je het nog niet? Gebruik in de onderzoeksfase het bestemmingsprofiel.
Site en locatie
- Heb je zicht op de noden in je gemeente of in de ruimere regio? Zo niet, onderzoek ze in stap 2.
- Heb je zicht op het gemeentelijk ruimtelijk beleid? Zijn er bepaalde beleidsdoelstellingen die mee je keuzes bepalen, zoals vergroening, verdichting of het versterken van leefbare kernen? Ga erover in gesprek met je gemeente.
- Bekijk de stedenbouwkundige randvoorwaarden. Ligt je kerk bijvoorbeeld in een woongebied, een woonuitbreidingsgebied of een gebied voor gemeenschapsvoorzieningen en openbaar nut? Check de kaartlaag ‘gewestplan’ op Geopunt(opent nieuw venster) voor een overzicht.
Je hebt nu een startnota
Als je alle vragen hebt doorlopen en beantwoord met de gekende informatie, heb je een startnota. Zijn er bepaalde zaken nog niet geweten met het oog op een realisatie? Onderzoek ze in stap 2.
Leg de startnota voor aan het bisdom. Stem af met het bisdom of je verder onderzoek mag uitvoeren.
Stap 2: onderzoeksfase
Vul de extra informatie aan die nodig is om naar een realisatie te gaan
De onderzoeksfase helpt je de stap te zetten van intentie naar haalbaar project. Je brengt de precieze kenmerken en het potentieel van de kerk in kaart, volgens de onderdelen van het kerkenkompas. Je vult de informatie die nog mist om tot uitvoering te komen aan, of laat je begeleiden door externen met ervaring in de praktijk. Zo bouw je voldoende kennis op over het gebouw, de mogelijkheden en de context. Die inzichten geven je een stevige basis om gerichte keuzes te maken en stap voor stap toe te werken naar de realisatie van je projectplan. De leidraad financiële haalbaarheid kan een houvast zijn.
In de praktijk kan het zijn dat je verschillende onderdelen van het kompas tegelijk behandelt. Voor de leesbaarheid benadert dit procesverloop de uitdaging heel analytisch. Dat komt misschien kunstmatig over. Zorg er daarom voor dat jouw traject een antwoord biedt op de vragen die jíj hebt. Dat kan door diverse vragen te bundelen in één onderzoek, of door de vragen achtereenvolgens te (laten) behandelen.
Breng het bisdom op de hoogte van elk onderzoek dat volgt.
Gebruik en invulling van de kerk
- Verzamel verschillende noden, mogelijke invullingen of combinaties van invullingen, engagementen vanuit de buurt, bijvoorbeeld buurtwerking, bewoners of lokale verenigingen. Breng het draagvlak voor de mogelijk nieuwe invulling(en) in kaart.
- Kan je één van bovenstaande vragen nog niet beantwoorden? Onderzoek aan de hand van een participatieve traject (gebruik eventueel de toolbox van Kerk in het midden(opent nieuw venster)), oproep of matchmaking-onderzoek.
- Analyseer (de combinaties van) verschillende invullingen en denk na over publiek, privaat of gemengd gebruik.
- Ga na bij het bisdom of de invulling(en) die je voor ogen hebt aansluit bij hun visie.
Architecturale mogelijkheden, haalbaarheid en maatschappelijke relevantie
- Onderzoek de ruimtenoden in de gemeente of de regio via bevraging van gemeentelijke diensten.
- Weeg af wat de directe omgeving kan dragen. Houd rekening met een mogelijke impact op bijvoorbeeld het verkeer, geluid en sociale drukte.
- Bepaal de bouwfysische toestand van het kerkgebouw en het interieur. Anticipeer op eventuele instandhoudings- of restauratiewerken.
- Onderzoek de architecturale mogelijkheden van de kerk. Hou rekening met de grootte van het kerkgebouw, de architecturale kwaliteiten ervan, de erfgoedwaarde en de zonering(opent nieuw venster).
- Als je nog geen invulling hebt: onderzoek eerst het ruimtelijk potentieel van de kerk.
- Eens je een invulling hebt: onderzoek of je invulling (technisch) haalbaar is voor het gebouw. Denk aan toegankelijkheid, brandveiligheid en andere sectorspecifieke eisen.
Laat je inspireren door de publicatie Herscheppen van Team Vlaams Bouwmeester. Ook het bestemmingsprofiel is een handig instrument om richting te geven aan de zoektocht.
- Onderzoek de maatschappelijke meerwaarde van je mogelijk gewenste invulling.
- Inventariseer en waardeer de collectie(opent nieuw venster).
Beheersstructuur, eigendomsstructuur en financiële middelen
- Onderzoek de financiële haalbaarheid van je project. Gebruik de rekenbladen om een simulatie te maken van de kosten. Hou rekening met:
- Eventuele aankoop van het gebouw
- Restauratie- en instandhoudingswerken
- Architecturale ingrepen en inrichting
- Technische installaties
- Exploitatiekosten
- Inkomsten
- Onderzoek welke financiële middelen je kan inzetten. Als er extra middelen of expertise nodig zijn om de nieuwe vorm van gebruik te realiseren, ga dan op zoek naar externe partners zijn die financieel kunnen bijdragen of die een rol willen opnemen in het beheer.
- Denk aan subsidies, private investeerders, alternatieve financieringsvormen en de inkomsten die het project op termijn kan opleveren.
- Zoom uit en bekijk eventuele ontwikkelkansen op naburige of andere percelen, om de haalbaarheid van de hele operatie te vergroten.
- Ga eventueel via een participatietraject op zoek naar externe partners. Of schakel een gespecialiseerd bureau in voor een traject van matchmaking.
- Gebruik de beslisboom om de voor- en nadelen af te wegen van verschillende juridische structuren: private, publieke of gemengde eigendoms- en beheersstructuren.
Je hebt nu alle informatie samengebracht
Op het einde van de onderzoeksfase heb je alle onderdelen van het kerkenkompas verzameld en heb je gebruik, eigendom, beheer, financiering, erfgoed en ruimtelijke kwaliteit in kaart gebracht en al enkele verbanden gelegd.
Stap 3: beslissingen
Verbind alle inzichten en stel een projectplan samen
De vorige fases hebben je inzicht vergroot. Verbind de onderdelen van het kerkenkompas met elkaar, weeg ze af en hak knopen door. Op basis van je gemaakte beslissingen kan je procedures opstarten, zoals een verkoop of bouwdossier.
Let op: bij de geijkte procedures zoals de samenvoeging van parochies, de onttrekking aan de eredienst en een eventuele vastgoedtransactie is de volgorde belangrijk. Hou rekening met die volgtijdelijkheid.
Op het einde van deze stap ligt er een projectplan klaar. We ontwikkelen daarvoor een sjabloon. Schrijf je in op onze nieuwsbrief(opent nieuw venster) om een seintje te krijgen zodra het beschikbaar is.
Samenbrengen van alle onderdelen van het kerkenkompas
- Bepaal de nieuwe vorm van gebruik en bestemming van het gebouw.
- In geval van herbestemming zet je via de kerkelijke zijde een samenvoeging van parochies en/of onttrekking aan de eredienst in gang.
-
Beslis over de juridische structuur
- Eigendom
- Gebouwbeheer
- Operationele werking
Hou daarvoor rekening met de omzendbrief van 2019(opent nieuw venster). Bereid eventueel het beheer voor, bijvoorbeeld door een vzw op te richten.
- Beslis over de bestemming van het roerend erfgoed: maak een bestemmingsplan op.
- Stel randvoorwaarden die de haalbaarheid van het project ondersteunen op vlak van:
- Architectuur en ruimtelijke kwaliteit
- Erfgoed
- Stedenbouw en ruimte
- Stel de definitieve budgetsamenstelling vast.
Je hebt nu een projectplan
Als alle beslissingen genomen zijn, heb je een projectplan dat:
- gedragen is en afgetoetst op het vlak van maatschappelijke meerwaarde
- wenselijk is volgens de (lokale) ruimtelijke ordening, en rekening houdt met ruimtelijke kwaliteit en de aanwezige erfgoedwaarden
- financieel haalbaar is
Drie mogelijke eindsituaties
Het projectplan bevat één van de volgende drie zakelijke eindsituaties. Afhankelijk van het gekozen eigenaarschap en beheer geven deze eindsituaties een beeld van de aanbesteding van ontwerp en uitvoering, en welke vastgoedtransactie je kan opstarten.
Zowel een neven- als een herbestemming past in deze eindsituatie.
Vastgoedtransactie
Een vastgoedtransactie is niet uitgesloten in dit geval, met bijvoorbeeld de gemeente die de kerk koopt van de kerkfabriek.
Aanbestedingsprocedure
Het projectplan bevat de gekozen aanbestedingsprocedure voor de ontwerp- of bouwopdracht, bijvoorbeeld een Open Oproep via het Team Vlaams Bouwmeester, een procedure via de intergemeentelijke samenwerking voor streekontwikkeling of een eigen bestek. Ook een PPS-formule is mogelijk. Als openbaar bestuur blijf je verantwoordelijk voor planuitwerking, uitvoering en beheer.
Uit het projectplan kan je een projectdefinitie destilleren om bijvoorbeeld een Open Oproep op te starten.
Financiële tool
Om voorafgaand de bouwkost in te schatten kan je de kostenindicaties voor ruimtelijke ingrepen gebruiken, die binnenkort beschikbaar zijn.
Zowel een neven- als een herbestemming past in deze eindsituatie.
Vastgoedtransactie
Je projectplan bevat alle informatie en bepaalt in belangrijke mate de voorwaarden van de erfpacht-, verhuur- of gebruiksovereenkomst, of de concessie. Hou rekening met de omzendbrief van 2019(opent nieuw venster).
Je kan het rekenblad ‘discountable cashflow’ gebruiken om eventuele inkomsten uit te zetten in de tijd.
Aanbestedingsprocedure
Maak afspraken over wie verantwoordelijk is voor eventuele planuitwerking, uitvoering en voor het beheer. Zowel een ‘derde’ als een openbaar bestuur kan een aanbestedingsprocedure opstarten. In sommige gevallen is een aanbestedingsprocedure verplicht.
Uit het projectplan kan je een projectdefinitie afleiden om bijvoorbeeld een Open Oproep op te starten.
Financiële tool
Om voorafgaand de bouwkost in te schatten kan je de kostenindicaties voor ruimtelijke ingrepen gebruiken, die binnenkort beschikbaar zijn (die kosten kan je in het rekenblad ‘discountable cashflow’ ingeven als ‘investeringen’).
Doorgaans behandelt eindsituatie 3 een herbestemming.
Vastgoedtransactie
Je projectplan bevat alle informatie en bepaalt de voorwaarden van de verkoop. Hou rekening met de omzendbrief van 2019(opent nieuw venster).
Aanbestedingsprocedure
In de meeste gevallen is een aanbestedingsprocedure voor ontwerp en uitvoering niet verplicht.
Financiële tool
Je kan het rekenblad voor het maken van een residuele berekening gebruiken. Om voorafgaand de bouwkost in te schatten kan de initiatiefnemer de kostenindicaties voor ruimtelijke ingrepen gebruiken, die binnenkort beschikbaar zijn (die kosten kunnen in het ‘residuele’ rekenblad ingeven worden als ‘investeringen’).
Meer weten over
Heb je een vraag of aanvulling?
Krijg je graag wat meer toelichting of heb je een specifieke vraag? Zie je ontbrekende of foutieve info? Laat het ons weten, we helpen je graag op weg.